Innhold:

1. Hva er en elektronisk kjørebok?
2. Hvorfor elektronisk kjørebok?
3. Når er det påbudt med elektronisk kjørebok?
4. Hvilke krav har skattemyndighetene til kjørebok?
5. Hva slags varianter av elektronisk kjørebok finnes?
6. Hvilke ting kan man velge å legge til grunn når man velger løsning?
7. Burde jeg velge en lokal eller internasjonal leverandør av elektronisk kjørebok?

1. Hva er en elektronisk kjørebok?

En kjørebok er dokumentasjon av hver enkelt tur man kjører. En elektronisk kjørebok består av en GPS-enhet til bilen din som dokumenterer hver enkelt tur du kjører for deg. GPS-enheten sender kjøreloggen din til en kjørebok på nett som alltid er oppdatert. Med en elektronisk kjørebok slipper du å bruke unødvendig tid på å notere ned all kjøring. Alle kilometerne du kjører kommer med og du vil ikke gå glipp av en krone i kjøregodtgjørelse eller en bompassering. Slik fungerer Autogear sin elektroniske kjørebok.

2. Hvorfor elektronisk kjørebok?

Hvilken type kjørebok som passer til deg kommer an på hvor ofte og hvor langt du kjører. En kjørebok er en liste over alle turene dine. Den mest manuelle formen for kjørebok er en god gammeldags skrivebok som fylles ut for hånd. Dersom du kjører en del i jobb kan du spare både tid og penger med en elektronisk kjørebok. 

Årsaken til at man vil eller må dokumentere bilbruken kan være flere:

1. Disponerer du en firmabil er det vanlig at arbeidsgiver ønsker kontroll over firmaets bilbruk og kostnader.
2. Disponerer du firmabil med grønne skilter kan du føre kjørebok for å unngå full firmabilbeskatning.
3. Disponerer du firmabil og kjører over 40.000 kilometer per år så reduseres skattegrunnlaget.
4. Bruker du en privatbil i arbeid må du føre kjørebok for å få kompensasjon for bilbruken.
5. Noen bedriftsledere trenger oversikt over en bilflåte for å kunne planlegge og fakturere arbeid.

2.1. Elektronisk kjørebok for å få kontroll på firmaets bilbruk og kostnader

Dersom bedriften eier eller leaser store flåter av firmabiler som de ansatte disponerer i jobb og privat er det vanlig at arbeidsgiver benytter elektronisk kjørebok for å få kontroll over firmaets bilbruk og kostnader.

2.2. Elektronisk kjørebok for å unngå full firmabilbeskatning

Disponerer du firmabil med grønne skilter kan du føre kjørebok for å unngå full firmabilbeskatning. Ved å gå for en variabel firmabilskatt skatter man kun basert på faktisk privat kjøring målt i kilometer.

2.3. Elektronisk kjørebok for å redusere skattegrunnlaget

Disponerer du firmabil og kjører over 40.000 kilometer per år så kan du bruke elektronisk kjørebok for å reduseres skattegrunnlaget.

2.4. Elektronisk kjørebok for å få kjøregodtgjørelse

Disponerer du din private bil i jobb skal du ha kjøregodtgjørelse som en økonomisk kompensasjon for bruken.

3. Når er det påbudt med elektronisk kjørebok?

Elektronisk kjørebok er bare påbudt i tilfeller hvor man ønsker lavere beskatning enn såkallt "full firmabilbeskatning / sjablongmetoden." Dette er mulig i to tilfeller:

1. Bil med grønne skilter som brukes både i jobb og privat.
2. Normal firmabil som kjøres over 40.000 km per år.

4. Hvilke krav har skattemyndighetene til kjørebok?

4.1 Krav til manuell ført kjørebok for firmabil

Det er innholdet i kjøreboken som bestemmer om den tilfredsstiller krav til en offentlig goodkjent kjørebok. Det betyr at godkjent kjørebok kan skrives med med papir og penn - med mindre elektronisk kjørebok er påbudt som beskrevet over.

En godkjent kjørebok for bruk i møte med Skateetaten må inneholde:

1. Startadresse for dagens kjøring.
2. Hvilket firma, byggeplass, arrangement eller adresse som er besøkt.
3. Formål med turen
4. Stoppadresse for dagens kjøring
5. Kjørelengden ifølge kilometertelleren.

4.2 Krav til elektronisk kjørebok

Ved bruk av elektronisk kjørebok for å redusere firmabilskatt krever Skatteetaten at du bruker en GPS-basert kjørebok som monteres fast i kjøretøyet. Listen med krav under er hentet fra Skatteetaten.no:

• Kjøreboken skal registrere faktisk kjørt distanse, dato og klokkeslett.
• Kjøreboken skal ikke gi mulighet for å rette eller slette disse opplysningene.
• Den skal dokumentere adresser for turens start og stopp, samt et formålsfelt hvor du registrerer hvorvidt turen er privat eller beskriver yrkesreisens formål.
• Eventuelle avvik i kjøreboken, som for eksempel driftsstans, skal registreres i kjøreboken.
• Den elektroniske kjøreboken skal anskaffes og administreres av arbeidsgiver.
• Dette innebærer at arbeidsgiver sørger for anskaffelse og installasjon og at han har tilgang til og behandler nødvendige opplysninger i kjøreboken, jf. opplysningsplikten.

4.3 Krav til elektronisk kjørebok som underlag for kjøregodtgjørelse

I Skattebetalingsforskriften står det følgende om kjøregodtgjørelse - også kalt bilgodtgjørelse: Den skal “legitimeres ved en fortløpende oppstilling (reiseregning)”. Deretter listes følgende krav til denne oppstillingen opp:

• arbeidstakerens navn og adresse og underskrift,
• dato for avreise og hjemkomst for hver yrkes- eller tjenestereise,
• formålet med reisen,
• hvilke arrangement arbeidstakeren har deltatt på,
• fremstilling av reiseruten med angivelse av utgangs- og endepunkt, lokal kjøring på oppdragsstedet og årsaken til eventuelle omkjøringer,
• totalt utkjørt distanse i forbindelse med yrkes- eller tjenestereise, for eksempel beregnet på grunnlag av bilens kilometerteller, GPS-basert elektronisk kjørebok eller nettbasert kartprogram, og
• navn på passasjer det kreves passasjertillegg for.

For reiseregning med "refusjon av andre kostnader på jobbreise (utgiftsgodtgjørelser)", slik som bilgodtgjørelse, er det også krav om å oppgi tidspunkt for start og slutt på reisen. Les mer om det på vår blogg.

5. Hva slags varianter av elektronisk kjørebok finnes?

Det finnes mange varianter av elektronisk kjørebok du kan velge mellom. I dette avsnittet kommer vi til å ta for oss følgende varianter:

1. App-basert elektronisk kjørebok
2. Elektronisk kjørebok med egen GPS-enhet
3. Fastmontert elektronisk kjørebok

5.1. App-basert elektronisk kjørebok

Noen leverandører tilbyr løsninger som benytter mobiltelefonen for å kunne lage en liste over alle turene bilen din har kjørt. Man bruker da telefonens egen GPS-mottaker og internettilgang for å overføre data, og i noen tilfeller også en egen app på telefonen for å ta ut rapporter etc. Å gå med kjøreboken i lomma kan være en enkel løsning men den har også noen utfordringer. Et sentralt element er batteribruk. Dersom man belager seg på å bruke app må man også ta høyde for at mobilen må lades mye oftere. I tillegg kan det i noen tilfeller bli dårligere kvalitet på de registrerte turene ettersom GPS-enhetene i mobilene ikke alltid er like nøyaktige som de mer spesialiserte versjonene. Sist men ikke minst har man det grunnleggende problemet at man sporer seg selv og sin egen mobil og egentlig ikke bilen. Dersom mobilen ikke er med så blir det ingen turer, det samme hvis appen ikke er aktiv av en eller annen grunn. Vurdere du kjørebok app? Vi har laget en oppstilling der vi tar for oss fordeler og ulemper med å bruke kjørebok app. Klikk her for å sjekke den ut.

5.2. Elektronisk kjørebok med egen GPS-enhet

En flyttbar kjørebok vil si at GPS-enheten er plugget inn i en tilgjengelig kontakt eller ligger løst i bilen. Vanligvis plugges slike enheter inn i den såkalte diagnoseporten som finnes på alle nyere biler (OBD2-porten), eventuelt i 12-voltsuttaket / sigarettenneren. Fordelen med slike enheter er at de ikke krever verkstedbesøk eller tekniske ferdigheter. I noen tilfeller vil flyttbare enheter være enklere å få lov til å benytte uten å bryte bilers nybilgaranti. Videre har flyttbare enheter nettopp den fordelen at
de enkelt kan flyttes fra bil til bil. Noen flyttbare enheter leveres med skjøteledning slik at man kan sørge for optimal plassering inne i bilen dersom det viser seg å bli problemer med GPS-signalkvaliteten. Lurer du på hvilken elektronisk kjørebok som passer for deg og ditt bruk? Klikk her for å laste ned vår sjekkliste for kjøp av elektronisk kjørebok.

5.3. Fastmontert elektronisk kjørebok

6. Hvilke ting kan man velge å legge til grunn når man velger løsning?

Det er ganske mange veivalg man kan ta når man velger leverandør av elektronisk kjørebok. Den mest sentrale forskjellen mellom ulike typer elektroniske kjørebøker er nok å finne i selve softwareløsningen. Her kan det sies å finnes to hovedkategorier:

1. Flåteorienterte løsninger:
   Løsninger som er laget med fokus på bedrifter med store bilflåter og behov for koordinering av disse på tvers. Her vil sporing av utstyr og kobling mot varelager og timeregistreringsløsninger være vanlige tillegsprodukter eller funksjoner.
2. Individorienterte løsninger:
   Løsninger som er laget for personer og bedrifter som skal betale ut penger eller innberettige lønn basert på riktig sorterte turer. Her vil integrasjon med reiseregning- og lønnssystemer samt mest mulig automatisk sortering av turer være i fokus.

Andre sentrale faktorer du bør ta stilling til før du kjøper elektronisk kjørebok er type GPS-enhet, sporing av bilen, automatisk sortering av turer og automatisk registrering av bompenger. For at du enklere skal komme i gang med elektronisk kjørebok har vi utviklet en sjekkliste som hjelper deg å ta der rette valgene. Klikk her for å laste ned denne.

7. Burde jeg velge en lokal eller internasjonal leverandør av elektronisk kjørebok?

Som i de fleste andre bransjer finnes det i kjørebokbransjen både lokale og internasjonale leverandører av elektroniske kjørebøker. I seg selv utgjør ikke dette en forskjell for produktene, men i markedet i Norge i dag er det ganske store avvik i hvor mye lokale og internasjonale løsninger er tilpasset norske forhold. Her er en noen elementer som typisk kan være relevante i denne sammenheng:

• Automatisk registrering av bompasseringer og tilhørende kostnader
• Oppdaterte satser for kjøregodtgjørelse og tilleggssater for passasjerer etc.
• Oppdaterte satser for skattefri kjøregodtgjørelse
• Oppdaterte satser for beskatning av privat kjøring
• Integrasjoner med regionale økonomisystemer som Visma, 24SevenOffice og Xledger

Det finnes mer enn 23 tilbydere på det norske markedet i dag. Autogear har laget en gratis kjørebokleverandørliste du kan laste ned og bruke til å orientere deg mellom de forskjellige tilbyderne. Som en leverandør som ikke har bindingstid så er vi avhengige av at de som velger Autogear gjør et informert valg. Klikk her for å laste ned den store kjørebokleverandørlisten.