Sparer over 100.000 i direkte ansattkostnader og fikk mer tid til kundene
Gausdal Landhandleri AS er norges raskest voksende byggevarekjede og drives uten kjedetilknytning fra hovedkontoret på Lillehammer. Selskapet har over 350 ansatte fordelt på 16 varehus og omsatte for 1,25 milliarder kroner i 2016. Landhandleriets hovedmarked er alle som bygger og fornyer og produktspekteret er byggevarer og jernvarer. Autogear brukes av 9 av selskapets proffselgere i deres privateide biler.
Utfordringen: Hvordan unngå bortkastet tid og potensielle feil på grunn av føring i Excel
Gausdal Landhandleris uteselgere er mye på farten. Deres oppgave er å drive etterspørsel blant kunder i proffsegmentet. Hverdagen innebærer derfor kjøring både til kundenes kontorer og byggeplasser med pågående prosjekter. Selgerne kjører typisk mellom 3000 og 6000 km per måned, tilsvarende 10.000 til 20.000 kroner skattefri kjøregodtgjørelse.
Opprinnelig ble underlaget for denne utbetalingen laget manuelt i Excel, basert på at selgerne på slutten av måneden søkte opp distanser og bomkostnader på nett. Dette ble gjort for de turene selgerne husket eller hadde registrert i kalenderen. For en ansatt som kjørte 3000 kilometer kunne denne prosessen fort ta 2-3 timer i måneden.
“Vi er 9 proffselgere som er mye på farten. For oss er det viktig å ha mest mulig automatiserte prosesser slik at vi ikke blir sittende fast på kontoret. Vi er også opptatt av å unngå skippertak på slutten av måneden.” sier Bernt Bjørnsgaard, Proff Utesalg i Gausdal Landhandleri.
Landhandleriet har fokus på automatisering og effektivitet og ønsket ikke å se at ansatte brukte opp til en halv arbeidsdag i måneden på føring av kjøregodtgjørelse. De ønsket også å sørge for at det ikke oppsto feil i underlaget som kunne føre til merarbeid både hos regnskapsansvarlige og den enkelte ansatte når utbetalingene skulle godkjennes.
Vi er 9 proffselgere som er mye på farten. For oss er det viktig å ha mest mulig automatiserte prosesser slik at vi ikke blir sittende fast på kontoret. Vi er også opptatt av å unngå skippertak på slutten av måneden.
Bernt Bjørnsgaard
Uteselger proff Gausdal Landhandleri
Løsningen: Innføring av Autogear - uten behov for verken bilmekanikere eller konsulenter for å komme i gang
Gausdal Landhandleri vurderte ulike leverandører av elektronisk kjørebok og valget falt på Autogear. Medvirkende faktorer var blant annet registrering av bompenger, enkel installasjon, ingen bindingstid og integrasjon med Visma .Net Expense. Det ble også lagt vekt på at løsningen skulle være brukervennlig.
“Integrasjonen mellom Visma og Autogear gjør det enda enklere for oss”, sier Bjørnsgaard.
15 minutter ble satt av til presentasjon av Autogears løsning i et normalt salgsmøte og GPS-enheter ble delt ut til hver selger. I etterkant var den som hadde prøvd ut løsningen internt med og plugget inn enhetene i bilene til de ansatte som ønsket det, og etter noen runder med spørsmål og svar om praktisk bruk så var løsningen tatt i bruk. Et viktig element i innføringen var å sørge for klarhet rundt at løsningen ikke ga andre enn sjåføren selv innsyn i kjøring og da spesielt private turer. Autogear leverer onboarding og opplæring ved oppstart. De ansatte i Gausdal Landhandleri trengte ikke dette.
“Vi løste selv de typiske support spørsmålene internt før oppstart uten store vanskeligheter.” fortsetter Bjørnsgaard.
Integrasjonen mellom Visma og
Autogear gjør det enda enklere for oss.
Bernt Bjørnsgaard
Uteselger proff Gausdal Landhandleri
Resultat: Sparer over 100.000 i direkte ansattkostnader og fikk mer tid til kundene
Standardiserte og fullstendige rapporter basert på GPS-basert kjøring var en klar oppside for regnskap og administrasjon i Gausdal landhandleri, men den største effekten opplevde man gjennom tidsbesparelser. Av de timene som før ble brukt gjenstår det etter løsningen ble innført minutter.
“Automatisering er helt sentralt for oss - ikke bare når det gjelder føring av kilometer men også når det gjelder bompenger. Jo mer vi får brukt energien på kunder kontra administrasjon, desto bedre er det. Med Autogear har vi fått lettet hverdagen betydelig og fjernet en administrativ tidstyv” sier Bjørnsgaard.
Med Autogear slipper hver enkelt selger å sitte timesvis og knote med kjøregodtgjørelsen hver måned og vi kan bruke tiden vår på det vi faktisk skal gjøre - snakke med kundene!
Bernt Bjørnsgaard
Uteselger proff Gausdal Landhandleri
“Med Autogear slipper hver enkelt selger å sitte timesvis og knote med kjøregodtgjørelsen hver måned og vi kan bruke tiden vår på det vi faktisk skal gjøre - snakke med kundene”, fortsetter han. “Økonomien i Autogear ligger i hovedsak i at vi unngår å bruke masse tid på manuelt arbeid og at det dermed blir flere kundebesøk enn før. Nå trenger vi bare gå over rutene inne i systemet før vi er klare til å utbetale kjøregodtgjørelsen.”
Gausdal Landhandleri benytter Autogear elektronisk kjørebok både som underlag for utbetaling av kjøregodtgjørelse og for dekning av faktiske bomkostnader.
- 3 timer føring per måned i gjennomsnitt per ansatt
- 9 proffselgere, 297 timer spart per år, tilsvarende 8 arbeidsuker
“Med en normallønn vil du koste arbeidsgiveren 500 kroner per time.” https://www.smartepenger.no/jobb/2735-dette-koster-du-arbeidsgiveren-din-per-time
